YrkesAkademin hade vuxit och blivit allt fler medarbetare, vilket ställde krav på en tydligare och mer proportionerlig lönehanteringslösning.

– Vi ville ta in en extern byrå som kunde hjälpa oss med lönehanteringen och att digitalisera och effektivisera för att minska den manuella hanteringen, säger Richard Bengtsson, HR- och kommunikationschef.

Lösningen blev att outsourca hela lönehanteringen till Klara Consulting.

– Vi ville ha ett tydligt avtal i botten för uppdraget, samtidigt som vi ville jobba med att hela tiden effektivisera processen. Det fick vi med Klara Consulting, säger Richard Bengtsson.

Varje månad träffar en medarbetare på YrkesAkademin kontaktpersonen på Klara Consulting och tillsammans går man igenom månadens lönekörning och om det dykt upp några problem eller funderingar. Sedan har man en ytterligare träff där man tittar på övergripande processer, till exempel lönerevisioner eller utbildning av chefer.

”Klara Consulting är en professionell och serviceorienterad byrå. Det är ett väldigt konstruktivt och proaktivt samarbete – de ser saker hos oss och föreslår förbättringar. Vi är jättenöjda.”

Richard Bengtsson, YrkesAkademin

Människor byter tjänster, är föräldralediga, går i pension – faktorer som alltid kommer påverka lönehanteringen. YrkesAkademin har bland annat fått hjälp med att utveckla och tillämpa sin pensionspolicy samt hur företaget kan erbjuda sina anställda löneväxling. Det har gjort att HR-avdelningen kan fokusera mer på kärnverksamhet som utvecklings- och policyfrågor och att stärka YrkesAkademins ledarskap.

– Vi har effektiviserat vår lönehanteringsprocess, vilket vi kan se i reda pengar. Vi har fått en mer korrekt hantering av anställningsavtal, som gör att våra medarbetare bättre vet vilka villkor som gäller och lönerna blir korrekta från början. Vi gör mer rätt och korrekt nu och är mindre sårbara i ned- och uppgång, säger Richard Bengtsson och fortsätter:

– Med Klara Consulting har vi fått en partner som hjälper oss att utveckla, förbättra och kvalitetssäkra våra processer.

När en pandemi plötsligt slår till utan förvarning är det en situation som inte många känner igen. Det har ställt krav på hela samhället, och för YrkesAkademin som permitterade delar av personalen var det en hjälp att få stöttning i den processen.

”Vi har fått tillgång till särskild kompetens som vi inte haft tidigare. Det är en stor hjälp för oss att Klara Consulting kan hantera komplexa processer på ett korrekt sätt och det rustar oss för tillväxt.”

Richard Bengtsson, YrkesAkademin

Personalsystemet har också fått en mer strukturerad hantering; nu skrivs anställningsavtal direkt i systemet så att all korrekt information finns lättillgänglig och kommer in i lönesystemet.

– Samarbetet med Klara Consulting har inneburit en kompetensväxling på HR-avdelningen, säger Richard Bengtsson.

Under pandemin har behovet av omställning och utbildning ökat och många har velat förkovra sig i nya uppgifter eller rentav studera till något helt annat än vad de arbetar med för tillfället. Där har YrkesAkademin kunnat hjälpa många på vägen mot ett nytt arbete. Med goda rutiner och minskad sårbarhet har nu YrkesAkademin bäddat även för den egna tillväxten.